CÁCH LÀM
HỒ SƠ DU HỌC

• Học bạ, Bằng cấp & Khai sinh
• Hộ chiếu, Hình thẻ, Xử lý nhân thân phức tạp
• Xác nhận cư trú CT07 & Tạm trú CT08
• Xác nhận thu nhập & Cam kết bảo lãnh tài chính
• Hồ sơ tài chính bố mẹ theo từng nghề nghiệp
• Khai Form Đơn xin cấp Visa & Refund tiền

Quy trình tự làm hồ sơ du học Hàn Quốc

I. Học bạ, Bằng cấp & Khai sinh
A. 4 quy tắc photo & công chứng bắt buộc.
• Quy tắc một mặt giấy: Tất cả các loại hồ sơ, giấy tờ khi mang đi photo để nộp đều phải in trên 1 mặt giấy A4 (tức là mặt sau của tờ giấy phải để trắng hoàn toàn), tuyệt đối không photo 2 mặt. Ngoài ra, giữ nguyên khổ giấy A4, không được dùng kéo cắt xén nhỏ giấy tờ cho vừa vặn.
• Photo trực tiếp từ bản gốc: Chỉ sử dụng bản photo được sao chép trực tiếp từ giấy tờ gốc. Tuyệt đối không dùng file Scan in ra rồi lại mang bản in đó đi photo tiếp, vì chất lượng hình ảnh sẽ bị mờ và không đủ tiêu chuẩn.
• Địa điểm công chứng sao y: Những giấy tờ cần sao y công chứng (chưa dịch thuật) trong giai đoạn này bắt buộc phải mang ra UBND Phường hoặc Xã (bạn ra bất kỳ Phường/Xã nào thuận tiện cũng được, không nhất thiết phải là nơi đăng ký thường trú). Mẹo thực chiến: Không mang ra các Văn phòng công chứng (VPCC) tư nhân cho phần sao y này.
• Thời hạn của giấy tờ: Hầu hết tất cả các bản sao y công chứng, dịch thuật công chứng nộp lên Đại sứ quán đều chỉ có thời hạn dưới 3 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ (trừ những hồ sơ gốc như bản sao khai sinh cấp từ phôi gốc). Vì vậy bạn cần căn chỉnh thời gian làm hồ sơ hợp lý, tránh làm quá sớm dẫn đến việc bị hết hạn giấy tờ.
• Dịch thuật:
- Những hồ sơ không có song ngữ thì phải dịch thuật lấy dấu tư pháp. Những hồ sơ nào đã có song ngữ hoặc full tiếng anh/ hàn thì không cần dịch thuật
- Đối với miền Nam: Hồ sơ gốc mang đi dịch thuật phải photo
- Đối với miền Bắc: Hồ sơ gốc mang đi dịch thuật là photo hoặc bản in
- Hồ sơ đã dịch lần 1, mang lên lại chỉ cần lấy dấu lại 

2 Hộ chiếu, Hình thẻ, Xử lý nhân thân phức tạp
A. Quy chuẩn hộ chiếu & hình thẻ
Hộ chiếu và hình thẻ là những thứ đầu tiên đập vào mắt cán bộ xét duyệt Visa tại Đại sứ quán và trung tâm KVAC. Bạn phải tự rà soát thật kỹ theo đúng các quy định sau:
• Thời hạn sử dụng của hộ chiếu: Hộ chiếu của bạn phải là bản gốc, không rách nát, không nhòe chữ và bắt buộc phải còn hạn trên 6 tháng tính từ ngày bạn nộp hồ sơ xin Visa vào KVAC.
• Chi tiết "Nơi sinh" trên hộ chiếu: Đây là lỗi cực kỳ phổ biến đối với các bạn dùng hộ chiếu mẫu mới (bìa màu xanh tím than) do cục cấp từ năm 2022. Hộ chiếu đi du học Hàn Quốc bắt buộc phải có thông tin NƠI SINH. Nếu hộ chiếu của bạn để trống mục Nơi sinh ở trang chính, bạn bắt buộc phải mang hộ chiếu lên Cục Quản lý xuất nhập cảnh để làm thủ tục xin cấp BỊ CHÚ NƠI SINH ở trang sau. Không có bị chú, hồ sơ của bạn sẽ bị trả về ngay lập tức.
 • Quy chuẩn hình thẻ diện Visa: Bạn cần chuẩn bị sẵn 4 tấm hình thẻ. Kích thước bắt buộc là 3.5 x 4.5 cm, chụp trên nền trắng, khuôn mặt chiếm 80% diện tích ảnh, nhìn rõ ngũ quan và hai tai. Đặc biệt, ảnh phải được chụp trong vòng 6 tháng gần nhất. Tuyệt đối không lấy ảnh cũ đã dán từ thời tốt nghiệp cấp 2 hoặc ảnh có trang điểm quá đà khác xa đời thực để nộp.
B. Giải pháp xử lý các trường hợp nhân thân đặc biệt của bố mẹ
Thông thường, bộ hồ sơ xin Visa yêu cầu phải có đầy đủ Căn cước công dân (CCCD) gốc của cả bạn, của bố và của mẹ để chứng minh quan hệ gia đình và phục vụ việc thẩm định hồ sơ tài chính. Tuy nhiên, nếu gia đình bạn thuộc các diện đặc biệt dưới đây, hãy bình tĩnh chuẩn bị giấy tờ thay thế theo đúng cẩm nang của Trưởng phòng hồ sơ:
🪦 Trường hợp bố hoặc mẹ đã mất
• Bạn hoàn toàn không cần phải nộp bản sao CCCD của người đã mất.
• Giấy tờ thay thế bắt buộc: Bạn ra UBND Xã/Phường xin cấp bản sao Trích lục khai tử của bố/mẹ để kẹp vào hồ sơ. Việc này giúp Đại sứ quán hiểu lý do tại sao hồ sơ tài chính bảo lãnh chỉ có một người đứng tên gánh vác.
💔 Trường hợp bố mẹ đã ly hôn
• Bạn vẫn chuẩn bị hồ sơ tài chính của người trực tiếp nuôi nấng bạn theo quyết định của tòa án.
• Giấy tờ thay thế bắt buộc: Bạn phải bổ sung thêm bản sao y công chứng Quyết định ly hôn hoặc Bản án ly hôn có đóng dấu của Tòa án nhân dân giải quyết. Giấy tờ này giải trình lý do tại sao hộ khẩu hoặc thông tin cư trú của bố và mẹ không nằm chung một chỗ.
👩👦 Trường hợp mẹ đơn thân (Single Mom)
• Giấy tờ thay thế bắt buộc: Bạn ra UBND Xã/Phường nơi đăng ký cư trú xin cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (Xác nhận độc thân/đơn thân) của mẹ. Tờ giấy này là bằng chứng pháp lý cao nhất chứng minh mẹ hoàn toàn độc lập về mặt tài chính và nhân thân để bảo lãnh cho bạn sang Hàn Quốc.

3. Xác nhận cư trú CT07 & Tạm trú CT08
A. Quy chuẩn xác nhận cư trú CT07 
Từ khi sổ hộ khẩu giấy chính thức bị khai tử, tờ giấy Xác nhận thông tin về cư trú (Mẫu CT07) trở thành mảnh ghép bắt buộc để Đại sứ quán xác minh nhân thân toàn bộ gia đình bạn.
Khi cầm tờ CT07 trên tay, bạn phải rà soát thật kỹ theo đúng các lưu ý sau từ phòng hồ sơ:
• Hình thức văn bản: Tờ CT07 bắt buộc phải được đánh máy 100% từ hệ thống dữ liệu của Công an, tuyệt đối không chấp nhận bản viết tay. (Ngoại lệ duy nhất: Phần ngày... tháng... năm... ở dòng ký của cán bộ có thể được viết tay).
• Thời hạn và con dấu: Giấy CT07 có thời hạn sử dụng là 1 năm kể từ ngày cấp. Văn bản phải có con dấu mộc đỏ tươi và chữ ký tươi trực tiếp của Trưởng/Phó Công an Xã hoặc Phường nơi cấp, không dùng bản đóng dấu sẵn hay chữ ký in thông thường.
• Quy chuẩn in ấn: Vì CT07 là một trong những giấy tờ gốc quan trọng, bạn hoàn toàn có thể in hoặc sao y trên cả 2 mặt của một tờ giấy A4.
• Kiểm tra mục II (Thông tin các thành viên trong hộ gia đình): Mục này bắt buộc phải hiển thị đầy đủ thông tin của cả bố và mẹ bạn (ít nhất phải có tên bố mẹ xuất hiện trong hệ thống). Nếu bố mẹ bạn đã có thông tin hiển thị ở mục trên rồi thì mục danh sách phía dưới có thể không cần ghi lại vẫn được chấp nhận.
• Kiểm tra mục 12 (Quan hệ với chủ hộ): Đây là vị trí cực kỳ hay bị sai sót do cán bộ nhập liệu nhầm lẫn. Bạn phải đối chiếu kỹ xem mối quan hệ của bạn, của bố, của mẹ đối với chủ hộ đã khai chính xác chưa. Toàn bộ thông tin này phải trùng khớp hoàn toàn với Giấy khai sinh và Căn cước công dân.
• Trường hợp tách hộ khẩu: Nếu bố, mẹ hoặc bạn nằm ở 2 hộ khẩu khác nhau (chưa gộp chung cư trú), bạn bắt buộc phải ra cơ quan công an xin tách và cấp thành 2 bản CT07 độc lập để ghép lại thành bộ hồ sơ hoàn chỉnh.
B. Giải pháp xin tạm trú CT08 cho học sinh ngoại tỉnh
Giấy Xác nhận thông tin về cư trú tạm trú (Mẫu CT08) là "vũ khí bí mật" dành riêng cho các bạn du học sinh có hộ khẩu thuộc khu vực miền Bắc hoặc miền Trung nhưng muốn nộp hồ sơ xin Visa tại Lãnh sự quán Hàn Quốc tại TP.HCM.
• Đối tượng áp dụng: Những bạn có hộ khẩu gốc từ Quảng Ngãi trở ra Bắc nhưng đã chuyển vào sinh sống, làm việc hoặc học tập tại các tỉnh thành phía Nam. Nếu bạn chưa làm thủ tục chuyển hộ khẩu thường trú vào Nam, bạn bắt buộc phải xin giấy CT08 để đủ điều kiện nộp hồ sơ vào Lãnh sự quán miền Nam.
• Điều kiện bắt buộc: Thời gian đăng ký tạm trú hiển thị trên giấy CT08 của bạn tại khu vực phía Nam phải từ 6 tháng trở lên.
• Quy chuẩn rà soát: Tất cả các quy định về đánh máy, kiểm tra mối quan hệ chủ hộ, con dấu và chữ ký tươi của Công an trên tờ CT08 đều áp dụng giống y hệt như tờ CT07.

4. Xác nhận thu nhập & Cam kết bảo lãnh tài chính
A. Quy chuẩn đơn xác nhận thu nhập (XNTN)
Đơn xác nhận thu nhập là văn bản giải trình nguồn tiền hàng tháng của bố mẹ được chính quyền địa phương đóng dấu xác nhận. Khi chuẩn bị tờ giấy này, bạn cần đặc biệt lưu ý:
• Quy tắc đóng dấu giáp lai: Thông thường, một văn bản xác nhận thu nhập chi tiết sẽ dài từ 2 tờ trở lên. Quy định bắt buộc là bạn phải xin dấu mộc đỏ đóng giáp lai giữa tất cả các trang giấy. Nếu thiếu dấu giáp lai giữa các tờ, văn bản hoàn toàn vô giá trị khi nộp lên Đại sứ quán.
 • Dòng xác nhận của địa phương: Ở phần cuối của đơn, bắt buộc phải có dòng xác nhận tình trạng nghề nghiệp và thu nhập do UBND Xã/Phường viết. Dòng này có thể được đánh máy sẵn hoặc cán bộ địa phương viết tay trực tiếp.
• Nội dung bắt buộc phải thể hiện: Phần xác nhận của Xã phải ghi đầy đủ họ tên của cả ba và mẹ, kèm theo lời xác nhận công việc và nguồn thu nhập rõ ràng, thực tế của từng người.
• Chữ ký bắt buộc: Cuối đơn bắt buộc phải có đầy đủ chữ ký tươi của cả ba và mẹ cùng ký vào mục Người làm đơn.
B. Quy chuẩn đơn cam kết bảo lãnh tài chính
Tờ đơn này thể hiện sự đồng thuận và cam kết chi trả toàn bộ học phí, chi phí sinh hoạt của bố mẹ dành cho bạn trong suốt thời gian học tập tại Hàn Quốc.
• Điểm khác biệt về dòng xác nhận: Khác với Đơn xác nhận thu nhập, tờ Đơn cam kết bảo lãnh tài chính không cần dòng viết tay hoặc đánh máy giải trình ngành nghề của Xã.
• Yêu cầu cốt lõi từ cơ quan công quyền: UBND Xã/Phường tại đây chỉ đóng vai trò xác nhận chữ kýcủa bố mẹ bạn là thật.
• Quy chuẩn rà soát thông tin: Tất cả các thông số khác bao gồm: Kiểm tra lỗi chính tả, họ tên, ngày tháng năm sinh, số CCCD, ngày cấp, địa chỉ hộ khẩu thường trú hiển thị trên đơn bắt buộc phải chính xác và khớp 100% với các giấy tờ gốc khác. Đơn cũng yêu cầu phải có đủ chữ ký của cả bố và mẹ.

5. Hồ sơ tài chính bố mẹ theo từng nghề nghiệp
A. Phân loại giấy tờ minh chứng tài chính theo 4 nhóm nghề nghiệp
Đại sứ quán xét duyệt rất kỹ tính thực tế của nguồn thu nhập. Tùy thuộc vào việc bố mẹ bạn đang làm công việc gì, hãy gom đúng các giấy tờ gốc mang đi sao y công chứng theo danh sách dưới đây:
💼 Nhóm 1: Bố mẹ là công viên chức, cán bộ nhà nước
• Giấy tờ công việc: Quyết định bổ nhiệm chức vụ hoặc Quyết định nâng bậc lương gần nhất (bản sao y công chứng tại UBND Xã/Phường).
• Giấy tờ dòng tiền: Bản sao kê tài khoản ngân hàng nhận lương 6 tháng gần nhất. (Lưu ý: Bạn chỉ nên ra ngân hàng xin sao kê khi thời điểm nộp hồ sơ cho trường Hàn hoặc nộp lên Lãnh sự quán đã cận kề để đảm bảo tính cập nhật).
• Minh chứng an sinh: Chụp ảnh minh chứng lịch sử đóng bảo hiểm xã hội trên ứng dụng VSSID của bố/mẹ.
🛠️ Nhóm 2: Bố mẹ là nhân viên, công nhân tại các doanh nghiệp tư nhân/nước ngoài
• Giấy tờ công việc: Hợp đồng lao động còn thời hạn (bản sao y công chứng tại UBND Xã/Phường).
• Giấy tờ dòng tiền: Bản sao kê tài khoản ngân hàng nhận lương 6 tháng gần nhất (nếu nhận lương qua thẻ) hoặc Bảng lương có đóng dấu đỏ của công ty (nếu nhận lương mặt).
• Minh chứng an sinh: Chụp ảnh minh chứng lịch sử đóng bảo hiểm xã hội trên ứng dụng VSSID.
🏪 Nhóm 3: Bố mẹ là hộ kinh doanh cá thể hoặc chủ doanh nghiệp
• Giấy tờ pháp lý: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao y công chứng tại UBND Xã/Phường).
• Giấy tờ thuế: Giấy chứng nhận đăng ký thuế của hộ kinh doanh/doanh nghiệp (bản sao y công chứng).
• Giấy tờ dòng tiền: Biên lai nộp thuế môn bài của năm hiện tại (bản sao y công chứng).
🚜 Nhóm 4: Bố mẹ làm nông nghiệp, làm tự do (nông dân)
• Giấy tờ bắt buộc: Đối với diện làm nông nghiệp, Đại sứ quán bắt buộc phải nhìn thấy tài sản đất đai để đảm bảo nguồn thu. Bạn phải chuẩn bị Sổ đất gốc (Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất) hoặc Hợp đồng cho thuê đất nếu gia đình cho thuê lại mặt bằng/đất canh tác.
• Quy chuẩn sao y sổ đất: Sổ đất phải được photo trên 1 mặt của tờ giấy A4 (nếu sổ có 4 mặt thì photo thành 4 tờ độc lập, mặt sau để trắng). Ngoài ra, bạn cũng có thể photo thu nhỏ 2 mặt trên một tờ giấy khổ A3 theo đúng tỷ lệ gốc của cuốn sổ.
B. Quy trình 4 bước chụp minh chứng bảo hiểm xã hội (VSSID) chuẩn mẫu
Đối với nhóm bố mẹ làm công chức hoặc nhân viên, ảnh chụp app VSSID là bằng chứng thép không thể làm giả về quá trình làm việc. Bạn hãy cầm điện thoại của bố/mẹ lên và thực hiện đúng theo 4 bước sau:
• Bước 1: Đăng nhập vào ứng dụng VSSID của bố/mẹ. Vào phần cài đặt, chuyển đổi ngôn ngữ hiển thị từ tiếng Việt sang tiếng Anh (English), sau đó chụp lại màn hình giao diện chính đầu tiên 
• Bước 2: Tại menu chính, nhấn chọn vào mục "SOCIAL SECURITY PARTICIPATION RECORD" 
 • Bước 3: Tiếp tục chọn mục con "Social insurance", kéo màn hình để chụp lại toàn bộ lịch sử đóng bảo hiểm xã hội từ trước đến nay 
 • Bước 4: Tại dòng thông tin công ty gần nhất đang đóng, nhấn vào biểu tượng hình con mắt ở đầu dòng. Ứng dụng sẽ hiển thị bảng chi tiết (Detail) gồm chức danh (Job title), tên công ty (Employer) và mức lương đóng bảo hiểm (Salary portion) bằng tiếng Anh. Chụp lại màn hình bảng chi tiết này để hoàn tất.

6 Khai Form Đơn xin cấp Visa & Refund tiền học
A. Quy chuẩn điền đơn xin cấp Visa (Form xin Visa)
Tờ đơn xin cấp Visa (Form khai Visa) là văn bản tổng hợp toàn bộ thông tin cá nhân, học tập, tài chính và nhân thân của bạn để nộp lên trung tâm thị thực KVAC. Chỉ cần sai một thông tin nhỏ hoặc tẩy xóa, hồ sơ sẽ bị trả về lập tức.
 Bạn cần tuân thủ tuyệt đối các quy tắc thực chiến sau:
• Phiên bản biểu mẫu bắt buộc: Bạn phải tải và khai đúng mẫu đơn xin cấp Visa ban hành ngày 07/02/2022. Các phiên bản cũ hơn đều không còn giá trị sử dụng.
• Quy định về màu mực và chữ viết: Đơn bắt buộc phải được viết bằng mực xanh, viết chữ in hoa rõ ràng, tuyệt đối không được tẩy xóa, không được dùng bút xóa và không được viết bằng 2 màu mực khác nhau trên cùng một tờ đơn.
• Quy chuẩn hình thẻ dán form: Dán 1 tấm hình thẻ kích thước 3.5 x 4.5 cm, chụp nền trắng, rõ mặt và phải trùng khớp với quy chuẩn ảnh ngoại giao mà bạn đã chuẩn bị ở Bài 3.2.
• Nguyên tắc không bỏ trống: Bạn phải điền đầy đủ thông tin vào tất cả các mục trên form. Tuyệt đối không được bỏ trống bất kỳ mục nào; nếu mục nào không áp dụng cho hoàn cảnh của bạn, hãy ghi rõ "N/A" hoặc "NONE".
• Sử dụng thông tin từ bộ thư mời: Tại mục thông tin về trường học tại Hàn Quốc (Người bảo lãnh/Cơ quan mời), bạn hãy lật Giấy đăng ký kinh doanh của trường (đã rà soát ở Bài 3.8) để điền chính xác Mã số doanh nghiệp, tên trường, địa chỉ và số điện thoại văn phòng hợp tác quốc tế của trường bên Hàn Quốc vào form.
B. Hướng dẫn tra cứu kết quả Visa trực tuyến
Sau khi nộp hồ sơ thành công tại trung tâm KVAC, bạn sẽ nhận được một phiếu hẹn. Đừng sốt ruột ngồi chờ điện thoại, hãy chủ động tự kiểm tra trạng thái Visa của mình theo quy trình sau:
• Hệ thống tra cứu chính thức: Bạn truy cập vào trang web : https://www.visa.go.kr
Cách thức điền thông tin: Chọn mục Check Application Status (Tra cứu kết quả di trú), chọn loại giấy tờ là Passport No. (Số hộ chiếu), điền chính xác số hộ chiếu, họ tên bằng tiếng Anh viết hoa không dấu và ngày tháng năm sinh của bạn.
 • Các trạng thái cần lưu ý:
o Under Review (Đang xét duyệt): Hồ sơ đang được kiểm duyệt (ĐSQ có thể gọi điện phỏng vấn kiểm tra ngẫu nhiên ở giai đoạn này).
o Approved (Đã cấp Visa): Chúc mừng bạn đã sở hữu tấm vé bay sang Hàn Quốc!
o Rejected (Bị từ chối): Hồ sơ của bạn không được thông qua.
C. Kịch bản phòng thủ – Quy trình làm đơn xin hoàn tiền (Refund Invoice) nếu gặp rủi ro
Tự làm hồ sơ nghĩa là bạn luôn phải chuẩn bị sẵn phương án dự phòng cho mọi tình huống. Nếu kết quả trên hệ thống hiển thị là Rejected (Trượt trường hoặc Trượt Visa), hãy bình tĩnh kích hoạt ngay quy trình rút tiền học phí về nước theo các bước chuẩn chỉnh sau:
• Bước 1 - Liên hệ văn phòng trường: Lập tức gửi email cho phòng hợp tác quốc tế của trường Hàn Quốc để thông báo tình trạng và xin mẫu Phiếu xin hoàn trả học phí (Invoice Refund Form).
• Bước 2 - Chuẩn bị giấy tờ minh chứng: Chụp ảnh màn hình trang tra cứu kết quả Visa hiển thị trạng thái Rejected (hoặc thư từ chối cấp Visa của Đại sứ quán) để gửi kèm làm bằng chứng.
• Bước 3 - Điền thông tin tài khoản ngân hàng nhận tiền: Điền đầy đủ thông tin vào Refund Form, đặc biệt là thông tin tài khoản ngân hàng tại Việt Nam của bố hoặc mẹ (người đã chuyển khoản đóng học phí ban đầu). Thông tin phải tuyệt đối chính xác về: Tên ngân hàng, số tài khoản, tên chủ tài khoản và mã Swift Code của ngân hàng Việt Nam.
• Bước 4 - Chờ nhận tiền hoàn trả: Nhà trường sẽ tiến hành xác minh và làm thủ tục hoàn trả ngoại tệ qua cổng ngân hàng quốc tế. Tiền sẽ được tinh gọn trả về tài khoản Việt Nam của gia đình bạn trong vòng từ 30 đến 45 ngày (một số trường hợp đặc biệt có thể kéo dài ngoài 60 ngày tùy thuộc vào tốc độ xử lý của hệ thống ngân hàng hai nước).

Khi đăng ký du học Hàn Quốc tại JVGroup

 Điều khoản dịch vụ - Chính sách bảo mật